Onboarding client automatisé : un premier contact impeccable
The ALGORITM, studio d'automatisation IA établi à Lévis, automatise l'accueil des nouveaux clients pour les PME de services du Québec. Les premiers jours d'une relation se jouent sur des détails : un courriel de bienvenue qui part, un dossier où déposer ses fichiers, un rappel poli quand il manque un document. Quand tout ça se fait à la main, on oublie, on est en retard, et le client le sent.
Pourquoi l'accueil se fait mal
L'accueil d'un client n'est pas difficile, il est répétitif et dispersé : un formulaire à envoyer, un dossier partagé à créer, trois courriels à écrire, des fichiers à réclamer, des relances. Entre deux clients actifs, c'est la première tâche qu'on repousse, et pourtant c'est la première impression.
L'automatisation rend l'accueil identique et sans faute chaque fois, que vous ayez un client dans le mois ou dix.
Ce que le système fait
- Il accueilleun formulaire recueille ce dont vous avez besoin (coordonnées, besoin, accès).
- Il crée le dossierdans votre espace (Google Drive ou autre), avec les bons sous-dossiers.
- Il écrit au clientcourriel de bienvenue, ce qui va se passer, ce qu'on attend de lui.
- Il réclame ce qui manqueun rappel poli à intervalles raisonnables, jusqu'à la réception.
- Il garde une page de suivile client voit les étapes, les dates et ce qu'on attend de lui, sans avoir à vous écrire.
Quand un client n'a pas de compte chez le fournisseur de votre espace de fichiers, une page lui permet de déposer ses documents quand même. On évite de demander au client un geste technique.
Un exemple tiré d'un mandat
Une agence de création de contenu accueillait chaque nouveau client à la main. On a bâti son accueil complet : le client remplit un formulaire, son dossier se crée, les courriels partent seuls, et une page de suivi lui permet de déposer ses fichiers même sans compte Google. Le système est installé chez elle depuis octobre 2026 et un premier vrai client y est passé.
Il est conçu pour être refait chez une autre agence : le code vit à un seul endroit, la configuration de chacune dans son propre espace, et l'installation prend environ 30 minutes, sans programmation. C'était un pilote gratuit, avec peu de volume pour l'instant : pas de chiffre d'heures gagnées avant de l'avoir mesuré. Notre page sur l'automatisation des processus décrit comment on choisit quoi automatiser en premier.
Ce qu'on ne fait pas
- Pas d'accueil sans humain.Le système prépare et relance ; la première conversation, c'est vous.
- Pas de données chez nous.Les dossiers et les fichiers de vos clients restent dans vos comptes.
- Pas de relance agressive.Les rappels sont polis, espacés, et s'arrêtent dès que le document arrive.
Questions fréquentes
Mon client doit-il installer quelque chose ?
Non. Il remplit un formulaire et reçoit des courriels. S'il doit déposer des fichiers, un lien lui suffit. Aucun geste technique ne lui est demandé.
Et si mon accueil est différent d'un client à l'autre ?
On part de l'accueil le plus courant, et on prévoit les variantes qui comptent. Ce qui n'entre pas dans le modèle reste une tâche manuelle, assumée comme telle.
Combien de temps pour le mettre en place ?
C'est souvent une des trois automatisations du programme de 30 jours. Pour y associer le suivi des ventes, voyez le CRM qui se tient seul.
Les autres services
- Audit gratuit d'automatisation IA
Trente minutes, offertes : votre bottleneck n° 1, les heures qu'il vous coûte et la première chose à automatiser, que vous continuiez avec nous ou non.
- Automatisation comptable
Le client, le devis et la facture se créent seuls dans votre logiciel comptable. Vous relisez et vous approuvez ; vous ne retapez plus.
- Automatisation des processus
On trouve le processus qui attend le plus après vous, on l'automatise, puis on le documente pour que votre équipe le suive sans vous.
- Agent IA pour entreprise
Un agent IA lit les messages et les demandes qui varient d'une fois à l'autre, prépare la réponse ou le document, et vous laisse le dernier mot.
- Consultant IA
Un diagnostic de ce que l'IA peut faire dans votre entreprise, puis la mise en place : pas un rapport qui dort dans un tiroir.
- Financement d'un projet d'automatisation
Quand un programme public peut payer une partie du projet, on vous le dit et on prépare les pièces ; c'est vous qui déposez la demande.
- Générateur de soumissions
La demande de soumission devient un brouillon de devis dans votre logiciel comptable. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez.
- CRM et suivi des clients
Chaque conversation met la fiche du client à jour et chaque matin un rapport dit qui relancer. Personne ne tape rien.
- Tableau de bord des ventes
Chaque matin, un portrait clair : ce qui entre, ce qui stagne, ce qui rapporte. Sans compiler un seul chiffre à la main.
- Prospection automatisée
Les bons clients potentiels repérés, leur fiche montée et le premier message préparé dans votre ton. Vous choisissez qui contacter.
- Veille des contrats publics
Chaque semaine, les appels d'offres publics qui correspondent à votre entreprise, triés, résumés et accompagnés du lien.
- Montage vidéo pour les réseaux sociaux
Vous filmez vos vidéos courtes au téléphone. On coupe les hésitations, on sous-titre et on ajoute un schéma qui explique votre idée, dans le même style d'une vidéo à l'autre.
- Logiciels sur mesure
Vos processus, vos agents et votre donnée dans des systèmes qui vous appartiennent, bâtis une fois, au lieu d'abonnements qui vous rendent dépendant d'outils que vous ne possédez pas.
Tout commence par l'audit offert.
Trente minutes pour nommer le bottleneck qui vous coûte le plus d'heures, et par quoi commencer.